Pomodoro-teknikken: Slik bruker du den for å øke produktiviteten

I dagens konkurranseinnstilte og krevende verden er optimalisering av tid og innsats en konstant nødvendighet. En enkel og effektiv måte å oppnå dette på er med Pomodoro-teknikken.

Som beskrevet i en artikkel delt av National Institutes of Health, er dette et verktøy med mål som er fokusert arbeid, men med planlagte pauser i mellom. Hvordan implementere det? Hva er dens fordeler? La oss ta en nærmere titt.

Hva er Pomodoro-teknikken?

Har du for mange oppgaver og ikke nok plass til å fullføre dem? Har du inntrykk av at du aldri blir ferdig med arbeidet ditt? Mener du at døgnet bør ha 40 timer? Nettopp, Pomodoro-teknikken er en ressurs for å administrere arbeidstiden effektivt. I tillegg forbedrer det produktiviteten og konsentrasjonen.

Det er en fersk metode fra nittitallet med sin oppfinnelse som tilskrives Francesco Cirillo, som begynte å bruke den i sine universitetsstudier. Navnet kommer av at han hadde en kjøkkentimer i form av en tomat.

Den består av å fokusere på en enkel, ganske spesifikk oppgave i 25 minutter. Disse arbeidsforløpene, kalt ‘Pomodoro-økter’, veksles med korte 5-minutters pauser. Etter å ha fullført fire blokker, tas en lengre pause.

Over tid foreslås det at varigheten av Pomodoro-øktene økes til maksimalt 50 minutter. Arbeidsblokkene bør imidlertid være av total oppmerksomhet og konsentrasjon. Tanken er å legge til side den gamle vanen med å utsette.

På denne måten reduseres inntrykket av å være mettet eller overveldet. En pause fra tid til annen har en positiv innvirkning på både konsentrasjon og mental ytelse.

Det reduserer til og med følelsen av at vi er mellom stein og en hard plass, i en konstant kamp mot tiden. Det beste er at vi fullfører oppgaven med samme entusiasme som vi startet med, og faktisk opplever en behagelig følelse av å ha oppnådd noe.

Hvordan bruke Pomodoro-teknikken for å øke produktiviteten?

Pomodoro-teknikken er ganske enkel. Nedenfor beskriver vi prosessen og hva vi må ta hensyn til for at den skal være effektiv.

• Del opp arbeidet ditt. Del først opp arbeidet i så mange små oppgaver som mulig. Hvis det fortsatt virker rotete, bør vi dele det opp ytterligere.
• Lag en gjøremålsliste og kryss av oppgavene på listen. Vi har allerede en ide om arbeidet, hvor mye vi må gjøre, og delprosessene. Nå er det bedre å lage en liste for ikke å glemme eller utelate noe. Hver gang vi flytter én boks frem, krysser vi den av.
• Still inn stoppeklokken. Dette er det grunnleggende verktøyet; en klokke, stoppeklokke eller tidtaker. Når vi starter den spesifikke oppgaven, må vi stille inn klokken til å ringe om 25 minutter.
• Konsentrer deg så mye som mulig. Nøkkelen til Pomodoro-teknikken er at i løpet av disse 25 minuttene glemmer vi alt annet enn oppgaven. Ingen partner, ingen barn, ingen hund, ingen mobiltelefon og ingen sosiale nettverk. Ingenting.
• Hvile. Akkurat som da vi var på skolen, når alarmen går, må vi stoppe alt vi gjør. Merk oppgaven som fullført, og ta en kort, men velfortjent pause. I denne gjør du det motsatte av ovenstående; du tenker på alt annet enn jobb.

Hva brukes Pomodoro-teknikken til?

Pomodoro-teknikken kan brukes likt på studier eller arbeid, da den gir flere fordeler i forhold til oppgavene. Det gir også fordeler for den som utfører dem. La oss ta en titt på detaljene.

Konsentrasjon

Å konsentrere seg om akademiske eller arbeidsoppgaver har blitt en utfordring. Det er flere faktorer som kan forstyrre kontinuiteten på jobben; andre aktiviteter, distraksjoner med elektroniske enheter, og konsentrasjonsvansker, blant annet.

Følgelig er det bare ett mulig resultat; lav produktivitet. Nettopp, hovedbidraget til Pomodoro-teknikken er å hjelpe oss med å fokusere på én oppgave om gangen for å utføre den vellykket og redusere eller eliminere distraksjoner.

Bedre tidsperspektiv

Forskning viser at i akademiske miljøer har Pomodoro-teknikken vist seg å være effektiv når det gjelder tidsperspektiv for skolearbeid.

Dessuten, når vi lærer å jobbe systematisk, vet vi hva vi kan oppnå, vi kontrollerer rytmene og vi organiserer oss bedre, avhengig av tiden vi har tilgjengelig for den totale oppgaven og for hver seksjon.

Produktivitet og tilfredshet

I følge en annen studie, der Pomodoro ble brukt i et virkelig arbeidsmiljø (for eksempel innen programvareutvikling), etter å ha brukt denne teknikken, sank antallet interne avbrudd, betydelig. Det økte produktiviteten og skapte mer tilfredshet hos arbeiderne.

Motivasjon og engasjement

Noen ganger er ikke problemet bare mangel på tid eller oppmerksomhet, men engasjement og ansvar. Kanskje vi ikke starter oppgaven fordi vi tror vi ikke vil klare å fullføre den, og vi ønsker ikke å lide av skyld eller skuffelse.

Hvis vi starter med å ta ett skritt av gangen, og hvis vi antar at hver liten oppgave er en prestasjon, kan dette også bli et insentiv til å fortsette.

Nedgang i anstrengelse og utmattelse

Hvis vi stopper av og til, hviler hjernen, og sjansene for mental tretthet, reduseres. Når det gjelder det fysiske aspektet, kan vi gå og strekke oss litt når vi reiser oss fra arbeidsstolen, noe som bidrar til å unngå konsekvensene av en stillesittende livsstil, som blant annet isjias, midjesmerter og leddstivhet.

Tips for å oppnå gode resultater med Pomodoro-teknikken

Å bruke Pomodoro-teknikken, på jobb eller på skolen, burde ikke representere noen vanskeligheter. Det kan imidlertid fungere mye bedre hvis du har følgende tips i bakhodet:

• Bruk en tavle eller oppslagstavle for å skrive ned eller visualisere oppgaver.
• Du kan dele tavlen i tre soner (venter, under behandling og ferdig).
• Det er mulig å starte med det mest presserende eller det enkleste, avhengig av tilfellet.
• Beveg deg bort fra enhver kilde til distraksjon.
• Skru ned volumet på mobiltelefonen eller slå den av om mulig.
• På slutten av hver fullført oppgave kan vi gi oss selv en belønning; en kopp te eller kaffe, en kake eller en hvilken som helst sunn snack.
• Hvis 25 minutter blir for lenge, kan du starte med korte perioder. Disse økes gradvis.
• Unngå multitasking. Det vil si, ikke multitask.
• Bestem hvor mange “Pomodoros” en aktivitet tar.
• Ikke hopp over pauser. Pauser er nøkkelen til suksess.

Hvem passer Pomodoro-teknikken for?

Pomodoro-metoden anbefales for studenter og arbeidere. I de fleste tilfeller kan det brukes både på arbeidsplassen og i akademiet.

• For eksempel, for en lærer som må korrigere en rekke evalueringer, kan denne teknikken hjelpe han/henne til ikke å bli lei.
• Også for en musiker som må øve i timevis. Å ta korte pauser fra tid til annen er en god ting.

I andre tilfeller kan det imidlertid virke kontraproduktivt. For en journalist, en forfatter eller til og med en billedkunstner kan 25 minutter være knapp nok tid til å sette seg inn i emnet. Å stoppe kan bety å miste rytmen, kreativ flyt eller inspirasjon.

For disse personene vil det mest hensiktsmessige være å jobbe i lengre perioder på mer enn én time. Det er også en god idé å bruke det etter hver oppgave: Hver gang de fullfører en del, kan de ta en lang pause.

Til slutt, for de som er engstelige, tilfører bruken av stoppeklokke en stressfaktor, så det er også upassende. De kan bekymre seg mer om klokken enn selve oppgaven.

En meget effektiv teknikk under de rette forholdene

I gamle tider måtte mennesker jobbe i timevis, uten stans. Med Abeidsreformene på 1900-tallet begynte dette bildet å endre seg, med kortere arbeidstid. Vi har endelig begynt å innse at vi er mer effektive i korte perioder med aktivitet.

Det er imidlertid en god idé å presisere at troen i henhold til vår oppmerksomhetsperiode er så mange minutter, og ikke har et skikkelig vitenskapelig grunnlag. Imidlertid har Pomodoro-teknikken vist seg å være effektiv for mange, selv om den ikke er ufeilbarlig.

Du kan selvfølgelig prøve den i noen dager for å se hvordan den fungerer eller om den må tilpasses på noen måte. Likevel er det andre teknikker som også hjelper med tidsperspektiv. Det vesentlige er å sette dem ut i livet, spesielt hvis du har en tendens til å utsette.